会社の上司の代理として葬儀の出席するときのマナー。香典や記帳はどうする？

会社では訃報があった際、上司が出張中などやむを得ない事情で葬儀に参列することができないことがあります。その場合、上司の代わりに葬儀に出席することがあります。代理出席する場合、香典や記帳するときにはどうしたらいいのでしょうか。会社の代表として行くわけですからマナー違反では困ります。会社の上司の代理として葬儀に出席するときのマナーをご紹介します。

訃報を受けたときの流れは？

会社の従業員の訃報は、本人またはご遺族から連絡があると思います。

取引先からの訃報は、担当者または総務部などから連絡がくる場合が多いでしょう。

すぐにお悔やみの言葉を伝え、その際に確認することは、以下のとおりです。

1. 故人の名前（フルネーム）
2. 従業員であれば「続柄」・取引先であれば「どのような関係なのか（社長のお父様など）
3. 葬儀の日時・場所
4. 喪主

このときに、亡くなられた方についてどんな状況だったのかなど、いろいろと聞くのはよくありません。

まずはお悔やみの言葉、そのあとに必要なことだけを聞きましょう。

なぜならご遺族は悲しむ暇もなく葬儀の準備に追われ、大変忙しい状況にあるからです。

必要事項を確認したあとに、上司に報告をします。

取引先の場合は、会社として何か対応が必要なときもありますし、勝手に『自分が担当者だから出席すればいいな。』などと判断してはいけません。

取引先の重役が亡くなられた際は、会社からも重役が出席するときもあります。

また別の部署でも何かその取引先と関わりがあるかもしれません。

そのため、勝手な判断は絶対にしないようにしましょう。

また葬儀に出席はせず、弔電や供物だけの場合もあります。

弔電や供花などを送る際は、喪主の名前が必要となるため確認する必要があります。

上司の代理として葬儀に出席するときの香典はどうしたらいい？

訃報を受けたときに、上司は出張中またはやむを得ない事情で出席ができないこともあるでしょう。

代理出席で香典を出すように上司から指示があった場合はどうしたらいいのでしょうか。

まず気になるのは香典の金額ですよね。

個人で上司が香典を出す場合は、本人にいくら出すのか確認すれば大丈夫です。

会社として香典を出す場合は、会社の規定や過去に出した香典の金額の記録があれば、それを参考に他の上司とも相談し金額を決めましょう。

例えば、大きい企業となると、取引先の重役が亡くなった際に、社長と専務など会社として数名出すときもあるでしょう。

そんなときには、通常役職の上の人の方が少し金額を高くすることが多いようです。

専務だから5万円くらいかな？と勝手に決めて出したら、社長は3万円だったとなると、役職の上の方の方が少ない金額となり、違和感があります。

同様に供花なども一緒です。

専務は立派なスタンドで2段式の供花だったのに、社長は1段の供花だったとなると、これまた違和感があります。

『この会社はちゃんと連携が取れていない会社なのか？』と思われても嫌ですよね。

今後の仕事に影響する可能性があります。

そのため、しっかりと相談しましょう。

次は香典袋の書き方を確認しましょう。

基本的に香典袋を書くときには薄墨を使用します。

これは昔、字を書くときにスズリで墨をすっていたのですが、その際に涙で墨が薄くなってしまった、急いでかけつけたから墨をする時間もなかったという意味をあらわすと言われています。

最近は薄墨がないときには普通の墨でもOKとされています。

しかし100円均一などでも売っているので1本あると便利ですね。

片っぽは普通の墨、もう片っぽは薄墨なんていう便利な筆ペンもあるようですよ。

弔事でも慶事でも活躍する筆ペンです。

表書きは水引の上の部分に、仏式であれば、『御霊前』『御香典』『御仏前』などと書きます。

神式は『御霊前』『御神前』『御玉串料』など、キリスト教であれば『御霊前』『お花料』などと書きます。

宗教がわからないときには『御霊前』と書くのが一般的です。

例えば宗教を聞き忘れたからといって、ご遺族に再度連絡をするのはやめましょう。

忙しいご遺族にはなるべく確認しなくてもいいことは聞かないように、連絡を控えるようにしましょう。

水引より下の部分に名前を記入します。

会社として出す場合は、会社名・役職・代表者名を記載します。

個人として出す場合は、フルネームを記載します。

住所も会社として出すときには会社の住所、個人の場合は自宅の住所を記載します。

金額は、内袋に書きます。

旧字体（壱、弐、参など）と書く方がいいですが、漢数字でもマナー違反ではありません。

なぜ旧字体で書くのかというと、簡単に数字を変えられないようにするためです。

「一」や「二」などは1本加えるだけで簡単に数字を変えられてしまいますよね？

それを防ぐためです。

最近では金額の記載欄がすでに香典袋に印字されている場合があります。

そのときはアラビア数字（1,2,3）でも構いません。

内袋には「金〇〇円」と記載するのですが、「金〇〇円也」という記載も見かけます。

基本的に「也」をつけるのは高額な香典のときだけというのがマナーです。

目安としては5万円以上のときには「也」をつけるといいでしょう。

ちなみに「4」や「9」という数字は「死」や「苦」を連想させるため良くないといわれていますので「4」や「9」の入る金額は避けましょう。

香典袋は金額や宗教によって選び方が違います。

とても豪華な香典袋なのに中身は少額というようなことは避けましょう。

また蓮の花の印字がしてあるものは仏教のみしか使用できないので注意しましょう。

お札は新札を入れるのは基本的にNGです。

『用意していた』、『死を待っていた』という意味になりますので、新札しかない場合は2つに折り目をつけてから入れましょう。

お札の向きに関しては諸説あるため、向きさえそろっていればあまり気にしなくても大丈夫です。

上司の代理として葬儀に出席する際の受付でのマナーは？

上司の代理として葬儀に出席するときの受付では、最初にお悔やみの言葉を伝え香典を出します。

その後に芳名帳に弔問するはずであった上司の住所・名前を記載します。

このときに香典と同じく、会社としての弔問であれば会社の住所を、個人としての弔問であれば自宅の住所を記載します。

最後に指名の左横に小さく「代理」もしくは「代」と記載しましょう。

本来代理で出席した人の名前は伏せておくのが望ましいのですが、記載する場合は上司の名前を先に書き、その左横に上司よりも小さい字でフルネームを記載し、「代」という文字をつけておきましょう。

ちなみに代理で出席したのが妻の場合は「代」ではなく「内」と記載します。

また、受付では名刺を求められることもあるので、上司から預かっておく方がいいでしょう。

名刺を渡す場合は、上司の名刺の右上に「弔」、自分の名刺の右上に「代」と書きましょう。

上司の代理出席のときはいつも以上にマナーに注意しよう！

上司の代理として葬儀に出席するときは、会社の代表となるためいつも以上に気を配らなくてはなりません。

また、服装にも注意しましょう。

訃報はいつも突然です。

焦らないように、そして恥をかかないように、しっかりとマナーを学びましょう！

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